Mieux connaître son entreprise pour l'organiser et la paramétrer

Connaissez-vous vraiment votre entreprise ?

Avez-vous fait ce constat ?

Nous voyons plus clair chez les autres que chez nous !

C’est le cas pour notre propre entreprise que nous avons ‘sous le nez’ tous les jours, mais des questions essentielles nous échappent.

Ce serait un peu similaire au  médecin de famille, qui nous connaît si bien, qu’il se fierait à ses impressions, plutôt que d’engager des examens objectifs.

Ce parallèle explique parfaitement la situation du responsable de TPE ou de PME, vous avez tant de choses à faire et à penser que vous devez être aidé.           Les logiciels Mémord Comptajour Gestom, tous intégrés, ont été conçus comme un ‘Systéme’ qui répond aux questions que vous ne vous posez pas encore ! 

Le  questionnaire exhaustif, qui suit vous permettra de faire cette introspection. Vous aurez une idée plus claire de votre entreprise, son mode d’emploi.Vous réaliserez par vous même l’audit de votre entreprise.

Lorsque vous déciderez de passer au système Mémord Comptajour  ce memento préparera le paramétrage du logiciel, et vous aurez ainsi toutes les réponses aux questions que cet exercice va éveiller.

Nous sommes heureux de vous offrir ce

Questionnaire introspectif Mémord-Comptajour

 Télécharger ce questionnaire sous Word en cliquant juste ici.    

Sous Word* adaptez et complétez ce modèle de questionnaire  (Sélectionnez le totalement et faites alignement à gauche)  puis imprimez et conservez cette image de votre entreprise. Ce sera votre Book d’entreprise à mettre à jour. C’est le commencement d’une prise de conscience pour  piloter au lieu de subir.

Répondez le plus complétement à ce questionnaire. Créez vos propres questions ou celles qui sont spécifiques à votre métier. Cet exemple vous guidera.

Confidentialité

Ce condensé intime de vous-même et de votre entreprise vous est personnel, et confidentiel. C’est votre Mémoire Guide, mettez-le en lieu sûr.

Quel est l’objet global de votre entreprise

Description précise et complète de votre métier :

En combien de secteurs d’activité distincts, est-il ou peut-il se décomposer ? Indiquez les, ex : Particuliers, Industrie etc..
Relevez chaque branche avec si possible leurs chiffres d’affaires approximatifs.
 

Souhaitez-vous à l’avenir  le décomposer davantage ?

Si ‘oui’ lesquelles ?
Prévoyez-vous de nouvelles activités ?        Lesquelles ?

Juridique

N° de Siren RC,  RM

Code APE, TVA intracommunautaire

L’adresse de l’entreprise

L’adresse du siège (si différent)

Tel Fixes                 Tel Mobiles                Fax,               Mail               Site

Adresse Facebook

La forme juridique de votre entreprise : Nom personnel, Eurl, sarl, ou autre précisez

Le capital ?

Répartition des parts.

Avez-vous des associés, si ‘Oui’ combien ?

Précisez leurs Noms, adresses personnelles et téléphones.

Votre conjoint(e), participe à l’entreprise, oui , non  ?
Pour quel temps de travail ? 

Avec quel salaire ou dédommagement ?
 

Votre état civil (Privé)
Nom                        Prénom
Adresse

Tel Privé filaire                     Tel Mobile                        Mail
Etes-vous célibataire, marié, (contrat), pacsé, divorcé.
 

ASSURANCES PERSONELLES et/ou au profit de l’entreprise.

Bénéficiez-vous d’une assurance vie ?          ou décès ?  si oui :                               Nom de la compagnie, adresse, N° de contrat           Conditions ?  Pour quel capital ?

Au profit de :            Etes-vous Assuré sur l’incapacité temporaire ?   Permanente ?
Etes-vous assuré social ?     Votre Numéro de sécu ?
Avez-vous une mutuelle ?  Nom                  Adresse :           Couverture ?
Avez-vous une caisse de retraite ? Adresse :              Cotisations :

Montant annuel de votre retraite espérée ?
Adresse ?
Correspondant ? Adresse               tel                 etc..

Vos chiffres d’entreprise 

Chiffre d’affaire annuel global HT ?     Répartition par mois calendaires ?
Répartition par secteur ?

Bénéfice ou Perte des 3 derniers exercices ?
Quelle est la branche qui réalise le meilleur Chiffre d’Affaire ?
Qui donne la meilleure marge ?
Celle à laquelle vous croyez le plus ?
Le moins ?
Vos projets actuels :
Montants moyens de vos Stock ?
Quel est votre délai de facturation ?
Délai moyen de paiements de vos clients ?

Qui relance les retards de paiement clients ?            A quel rythme ?                      Délai moyen habituel de payement accordé ?
Le plus gros risque client ?

Son montant ?
Quel est l’encours moyen de vos chantiers ?
Subissez-vous des impayés ?

Combien cette année, Quel montant ?
Dans quel délai moyens payez-vous vos fournisseurs ?

L’appréciation sur votre affaire, analyse commerciale

Vos points forts,                  selon vos clients ?
Selon vous ?
Faites-vous de la publicité ?          Combien de fois l’an?           Pour quel Montant ?
Par quels supports ?
Votre difficulté majeure dans votre branche ?                    Propre à votre entreprise ? Propre à vous même ?  

Vos souhaits

Vous sentez vous heureux dans votre métier ?
Conseilleriez-vous à un ami ou à un membre de la famille de faire votre métier ?
Combien d’heures faites-vous par jour ?     Par semaine ?            Par mois ?
A quel moment faites-vous vos devis, factures ?

Comment voyez-vous votre entreprise dans un an, cinq ans, dix ans ? 
 

Vos locaux

Adresses
Surfaces,     Destination
Vous conviennent-ils ? Vos projets ?

Vous ou l’entreprise êtes-vous propriétaire ou locataire ?
Quelle valeur ?                  Ou quel loyer ?
Quel type de bail ? Durée ? Date de début du bail ?

Comptable

Dates de début et fin d’exercice ? 

Ces dates vous conviennent elles pour votre activité ?
 

Quel temps par semaine vous prend l’administratif, par vous ou un proche ? Qui, Quand et comment suivez vous  vos chiffres d’affaires, frais et marges ?       Utilisez-vous un logiciel ?  Lequel ?            Peut il répondre à vos questions ?

Qui tient vos comptes, Vous ou un tiers?
Avez-vous un expert-comptable ?
 

Nom adresse de votre cabinet comptable ?
Qui vous suit ? son Tel son mail
Quels documents lui remettez-vous ?
Combien de temps passez-vous avec votre conseil pour parler de votre entreprise ?
Quel est son coût, pour quel contrat
Etes-vous satisfait de ses services ? Vous donne-t-il des conseils judicieux ?
 

Fiscal

Quel est votre régime fiscal ?       Sur engagement ,        Sur règlement ?
Date de déclaration de vos résultats ?
Taux de TVA principal ? Secondaire ?    Payez-vous la TVA sur facture ou encaissements ou les deux ?
Avez-vous déjà été contrôlé ?                Si oui, quel résultat ?
Par qui avez-vous été aidé ?             Faites vous des relances officielles de vos impayés ?  Prélevez-vous des salaires ou autres pour vivre ?     Votre TVA est-elle pointée, ajustée chaque année ?  

Quelles sont vos banques

Enseigne, Adresses,            Votre interlocuteur, son tel ?
Combien de comptes y avez-vous ?
Avez-vous un découvert autorisé ?  si Oui de Combien ?  De combien est-il en moyenne ?                  Cautionnez vous votre compte bancaire, pour combien ?   Avez-vous remis d’autres cautions, si oui, de qui ?            à quelle hauteur ?         Pour quelle durée

Assurances, montants assurés

Responsabilité Civile ‘RC’                  Décennale ?
Véhicules, Tous risques ou au Tiers
Type Genre N°
Type Genre N°
Type Genre N°
Immeuble,
Etes-vous assuré contre l’incendie, dégâts des eaux, gel, catastrophe naturelle, perte d’exploitation ?

Avez-vous une assurance sur vos encours clients ?               Pour quels montants ?
Auprès de quelle compagnie ? Agent,  son nom, son téléphone

Personnel

Etes-vous salarié de votre entreprise ? Pour quelle fonction ?                                       Le cas échéant bénéficieriez-vous du chômage ?
Votre salaire ?
et/ou celui de votre conjoint qui collabore, avec quel contrat ?

Avez-vous des employés ?    si oui listez-les avec leur fonction, leur profession.

Bénéficient-ils de contrats de travail ? les heures supplémentaires sont-elles possibles et contrôlées ?

La conduite de véhicules, permis, horaires, alcool etc..?

1er employé.  Le type de contrat,   date d’entrée
Salaire à l’heure, au mois, indice
Nbre d’heures mois, coefficient,   heures supplémentaires.

2ème employé.  Le type de contrat,     date d’entrée
Salaire à l’heure, au mois, indice
Nbre d’heures mois, coefficient, heures supplémentaires.

Vos contrats de fournitures ou d’entretien

Contrats d’abonnements :   Suivi des consommations 
Electricité Fournisseur N° de contrat ‘Type de branchement. Tarif
GAZ Fournisseur N° de contrat ‘Type de branchement. Tarif
EAUX Fournisseur N° de contrat ‘Type de branchement. Tarif
Assurances fuite ?
Carburants ou combustibles

Relevé d’index de contrôle.
Electricité dernier relevé            date prochain relevé
Gaz, dernier relevé                     date prochain relevé
Eaux,  dernier relevé                  date prochain relevé

Actions vitales de contrôle

Visites programmées de clients. Quelle cadence, programmation ? 

Visites programmées d’immeubles, des contrats d’assurances,  etc…

Contrôle de l’exactitude des déclarations de TVA
Contrôle de l’exactitude des déclarations sociales, protections, visite médicale

Particularités de votre entreprise

Risques propres à l’entreprise ? Sont-ils assurés? Par qui ? Montant , exclusion, franchises ? 

Autres questions spécifiques

Ce Book est à remettre à jour une fois l’an fixez en la date. Puis vivez confiant.